ASIANAJOTOIMISTO ESKONPEKKA OY:N TIETOSUOJASELOSTE 2018
(y-tunnus 0763680-2)
1. JOHDANTO
Tämä tietosuojaseloste perustuu seuraaviin säännöksiin:
EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EU) 2016/679, annettu 27
päivänä huhtikuuta 2016,luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen
käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY
kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus)
Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettu laki (444/2017, ns.
rahanpesulaki).
Suomen Asianajajaliiton asianajotoimintaa ohjeet ja suositukset, kuten
tietoturvallisuusohje (B 5.1, 10.3.2013), tietoturvaopas (B 5.2, 14.12.2012),
asiakirjojen säilyttämistä koskeva suositus (B 10, 15.6.2012), ohje rahanpesun ja
terrorismin rahoittamisen estämisestä (B 17, 14.9.2017) ja suositus henkilötietojen
käsittelystä 4.5.2018.
Toimeksiantoihin liittyviä kaikkia tietoja koskee asianajajista annetun lain 5 c §:n ja hyvää
asianajajatapaa koskevien ohjeiden 4.3-kohdan mukainen salassapito- ja vaitiolovelvollisuus,
joka on ajallisesti rajoittamaton. Asianajotoimintaan liittyvä luottamuksellisuus (hyvää
asianajajatapaa koskevien ohjeiden kohta 3.4) on yksi asianajajan perusarvoista. Asianajaja on
velvollinen pitämään salassa kaikki toimeksiantoon liittyvä tiedot (salassapitovelvollisuus) eikä
hän saa ilmaista muita tietoja, joita on tehtävää hoitaessaan saanut tietää asiakkaasta tai
tämän oloista (vaitiolovelvollisuus). Salassapito- ja vaitiolovelvollisuudesta voidaan poiketa vain
silloin, kun siihen on laista tai Asianajajaliiton säännöistä johtuva velvollisuus, se on
välttämätöntä asianajajan puolustautuessa itseensä kohdistuvilta vaatimuksilta tai se on
asianajajan asiakkaaltaan olevan saatavan perimiseksi välttämätöntä. Salassapito- ja
vaitiolovelvoitteita ei voida rikkoa tietosuoja-asetuksessa säädettyjä velvoitteita täytettäessä.
Asianajaja on velvollinen noudattamaan tietosuoja-asetuksen velvoitteita muilta kuin
asianajajan salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden rajoittamilta osin.
Asianajotoimisto Eskonpekka Oy:ssä (jäljempänä toimisto) hoidetaan oikeudellisia
toimeksiantoja, joiden vastaanottaminen ja hoitaminen vaatii välttämättä henkilötietojenkin
keräämistä ja käsittelemistä. Toimeksiannon vastaanottamisen edellytyksenä on, että
toimeksiantaja (päämies) antaa suostumuksensa henkilötietojensa keräämiseen ja käsittelyyn
tämän selosteen mukaisella tavalla. Tässä selosteessa kuvataan, miten Asianajotoimisto
Eskonpekka Oy:ssä kerätään, käytetään, säilytetään ja suojataan henkilötietoja. Tämä seloste
annetaan päämiehelle toimeksiannosta sovittaessa ns. informaatiovelvoitteen täyttämiseksi.
2. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT
Rekisterinpitäjä on Asianajotoimisto Eskonpekka Oy (y-tunnus 0763680-2).
Rekisterinpitäjän yhteystiedot ovat:
SUOMUSSALMI: KUUSAMO:
Asianajotoimisto Eskonpekka Oy Asianajotoimisto Eskonpekka Oy
Kauppakatu 20, PL 67 Kitkantie 18, PL 61
89601 Suomussalmi 93601 Kuusamo
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
puh. 0400 393230 puh. 0400 385093
www.eskonpekka.fi www.eskonpekka.fi
3. ASIANAJOTOIMISTO ESKONPEKKA OY:N ASIAKASREKISTERI
Asiakasrekisteri muodostuu pääasiallisesti päämiehen suostumuksen perusteella
toimeksiantojen hakukortteihin, toimeksiantokansioihin (juttukansiin) ja toimeksiannoista
pidettävään diaarikirjaan kerättävistä ja merkittävistä henkilötiedoista. Näitä henkilötietoja ovat
sukunimi, etunimet, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero. Nämä henkilötiedot kerätään ja
merkitään päämiehistä ja vastapuolista. Henkilötiedot hankitaan ensisijaisesti suoraan
päämieheltä, mutta tarvittaessa myös asiakirjoista ja virka- ja sukuselvityksistä sekä erilaisista
julkisista rekistereistä kuten väestö- ja kaupparekisteristä. Henkilön tuntemistietoja ovat
henkilötunnus ja nimi. Toimisto kerää ja dokumentoi tuntemistiedot esimerkiksi ottamalla
jäljennöksen passista, ajokortista tai kuvallisesta henkilökortista. Yhteistietoina tarvitaan
ainakin puhelinnumero ja osoite. Toimiston asiakasrekisteriin talletetaan henkilötiedoista vain
nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero. Toimeksiannon hoitaminen voi vaatia myös
muidenkin henkilötietojen hankkimista, mutta niitä ei talleteta toimiston asiakasrekisteriin.
Oikeusavun hakemista varten voidaan tarvita henkilötietoja esim. parisuhteesta, lapsista,
asumismuodosta, tuloista, kuluista, omaisuudesta ja veloista. Oikeusturvaedun hakemista
varten voidaan tarvita tietoja läheisistä. Toimeksiannon hoitamiseen voidaan tarvita erilaisia
henkilötietoja toimeksiannon laadusta riippuen ja esim. rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen
estämistä koskevien velvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietoja kerätään vain sen verran kuin
ne ovat välttämättömiä toimeksiannon hoitamiseksi. Toimistossa ei kerätä lainkaan
erityisryhmiin kuuluvia arkaluonteisia henkilötietoja.
4. TALLENTAMINEN JA KÄYTTÖ
Henkilötiedot voivat olla tallennettuina paperille ja/tai tiedostoihin toimiston tietokoneilla. Tietoja
käytetään vain asiakkaan yksilöimiseen, tunnistamiseen ja tuntemiseen, toimeksiannon
hallintaan, hoitamiseen ja jääviyden/esteettömyyden tarkistamiseen. Tietoja voidaan käyttää
myös rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen
sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin
rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten.
Henkilötietojen käsittelyperusteita ovat vain suostumus, oikeutettu etu, sopimus ja lakisääteiset
velvoitteet. Suostumus on tahdonilmaisu, jolla henkilö antaa hyväksyntänsä henkilötietojen
käsittelylle. Oikeutettu etu on kysymyksessä silloin, kun henkilötietojen käsittely on tarpeen
rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.
Päämiehen vastapuolen henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Henkilötietoja
voidaan käsitellä sopimuksen täytäntöön panemiseksi silloin, kun rekisteröity on sopijaosapuoli.
Asianajotoimistolla voi olla toimeksiantoihin liittyviä lakisääteisiä velvoitteita tietojen käsittelyyn.
Rahanpesulaki velvoittaa asianajajia hankkimaan asiakkaistaan riittävät tuntemistiedot
rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi sekä ilmoittamaan viranomaisille
mahdollisista rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen epäilyistä. Asianajajaliitto on laatinut
ohjeen rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (B 17, 14.9.2017).
5. SIIRTO JA LUOVUTTAMNEN
Saatuja henkilötietoja käytetään ja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on perusteltua ja
välttämätöntä toimeksiannon hoitamiseksi tai siihen on muu laillinen peruste tai velvoite.
Henkilötietoja ei missään muussa tarkoituksessa käsitellä, siirretä tai luovuteta. Henkilötietoja
voidaan luovuttaa ilman rekisteröidyn suostumusta vain laissa säädetyissä tapauksissa ulkopuolisille,
kuten viranomaisille.
6. SÄILYTTÄMINEN JA SUOJAAMINEN
Henkilötietoja säilytetään toimiston hallitsemissa lukituissa toimisto- ja arkistotiloissa,
sähköisissä tiedostoissa toimistojen tietokoneilla ja asiakirjatulosteina. Henkilötietoja voivat
käsitellä vain toimistossa työskentelevät asianajajat. Tietojen luvattoman käytön estämiseksi
toimistossa on asianmukaiset käytännöt, tekniset laitteet ja tietokoneohjelmat.
7. HÄVITTÄMINEN
Toimisto säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan toimeksiannon hoitamiseen ja
sen jälkeenkin vielä niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Suomen
Asianajajaliiton sääntöjen mukaan asianajajan tulee säilyttää toimeksiantoon liittyvät asiakirjat
ja tiedot vähintään 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä. Sen takia säilytämme myös
toimeksiantoon liittyvät henkilötiedot vähintään 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä. Tämä
menettely turvaa ja varmistaa mm. päämiehen oikeuksien toteutumisen ja pysyvyyden vielä
toimeksiannon päättymisenkin jälkeen. Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä
koskeviin säännöksiin liittyy velvollisuus säilyttää asiakirjoja määräajan, joita toimisto myös
noudattaa.
Asianajotoimistolle toimeksiannon antaneella asiakkaalla ei ole oikeutta tulla kokonaan
unohdetuksi, sillä asianajajalla on oltava mahdollisuus vastata mahdolliseen kanteluun tai
oikeudelliseen vaateeseen, joka on tehty kyseiseen toimeksiantoon liittyvistä toimista.
Toimeksiantoon liittyvä materiaali on säilytettävä asiakirjojen säilyttämistä koskevan
Asianajajaliiton suosituksen (B10) mukaisesti. Asianajotoimisto on velvollinen selvittämään
esteellisyyden toimeksiantoa vastaanottaessaan hyvää asianajajatapaa koskevien ohjeiden
3.3-kohdan perusteella. Asianajajan ns. tapaohjeissa ei ole rajattu aikaa, jolta esteellisyys on
selvitettävä. Näin ollen asianajaja on velvollinen säilyttämään tarpeelliset tiedot esteellisyyden
selvittämiseksi ilman ajallista rajoitusta eikä oikeus tulla unohdetuksi koske näitä tietoja.
8. OIKEUDET
Rekisteröidyillä ei ole oikeutta saada henkilötietoja koneellisesti luettavassa muodossa tai
oikeutta siirrättää tietoja toiselle rekisterinpitäjälle, koska henkilötietoja ei käsitellä toimistossa
automaattisella tietojenkäsittelyllä.
Toimisto varmistaa, että vain rekisteröity itse voi käyttää hänelle kuuluvia oikeuksiaan.
Oikeuksia ei voi käyttää suullisesti. Pyyntö oikeuksien käyttämisestä on tehtävä aina kirjallisesti
ja toimisto varmistaa luotettavalla tavalla, että pyynnön on esittänyt varmuudella rekisteröity
itse. Tietopyyntöön vastataan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.
Päämiehellä on oikeus saada nähtäväkseen ja tarkistaa henkilötietonsa ja vaatia virheellisten
ja puutteellisten henkilötietojensa korjaamista. Toimisto korjaa tiedot viipymättä, mikäli ne
todetaan virheellisiksi tai puutteellisiksi.
Päämies voi peruuttaa antamansa suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn ja käyttöön sekä
pyytää henkilötietojensa poistamista, mikä johtaa automaattisesti myös toimeksiannon
päättymiseen, koska tämä tarkoittaisi käytännössä sitä, että toimeksiantosuhteelta vaadittavaa
luottamusta ei enää olisi eikä sen jälkeen voitaisi noudattaa Suomen Asianajajaliiton sääntöjä
toimeksiannon hallinnoimisessa ja hoidossa. Toimisto poistaa siinä tilanteessa viipymättä
kaikki ne henkilötiedot, joita toimistolla ei ole velvollisuutta säilyttää lakiin tai Suomen
Asianajajaliiton sääntöihin perustuvien velvollisuuksien täyttämiseksi sekä lopettaa
henkilötietojen käsittelyn, jos siihen ei ole enää toimistolla mitään velvollisuutta. Toimistolla on
velvollisuus säilyttää ainakin tiettyjä henkilötietoja vielä toimeksiantosuhteen päättymisenkin
jälkeen (kohta 7).
Salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden alaisten henkilötietojen osalta henkilötietojen
tarkastusoikeus koskee vain niitä henkilöä, jolla on näitä koskevien tietojen tarkastamisoikeus.
Jos asianajaja saa tietoonsa, että salassapito- ja vaitiolovelvoitteen piirissä olevissa
henkilötiedoissa on virhe, virhe korjataan viipymättä. Tietojen antamisesta toimisto voi
kieltäytyä, mikäli pyyntö on selkeästi perusteeton tai kohtuuton tai kohdistuu salassapito- ja
vaitiolovelvollisuuden piirissä olevaan tietoon. Vastapuolen ja muun henkilön, jolla ei ole
oikeutta saada tietoja toimeksiannosta, tarkastuspyynnöstä toimisto kieltäytyy asianajajan
salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden nojalla.
Rekisteröidyllä on oikeus kannella/valittaa henkilötietojen käsittelyssä havaitsemistaan virheistä
tai puutteista valvontaviranomaiselle; esim. tietosuojavaltuutetulle, oikeuskanslerille ja Suomen
Asianajajaliitolle.
9. TIETOTURVALOUKKAUKSISTA ILMOITTAMINEN
Tietoturvaloukkaus tarkoittaa tilannetta, jossa henkilötiedot tuhoutuvat, katoavat tai muuttuvat
oikeudettomasti. Tietoturvaloukkauksesta on kyse myös tilanteessa, jossa ulkopuolinen on
päässyt tai murtautunut (esimerkiksi haittaohjelman avulla) luvatta henkilötietoihin.
Tietoturvaloukkauksista toimisto informoi valvontaviranomaista välittömästi, mahdollisuuksien
mukaan 72 tunnin kuluessa siitä, kun loukkaus tuli rekisterinpitäjän tietoon. Tietoturvaloukkauksesta
dokumentoidaan aina vähintään tiedot loukkauksesta ja sen vaikutuksesta sekä
toimenpiteet, joihin loukkauksen johdosta on ryhdytty.
Toimisto informoi tietoturvaloukkauksesta rekisteröityä, mikäli loukkaus todennäköisesti
aiheuttaa luonnollisen henkilön oikeuksia ja vapauksia koskevan suuren riskin.
Asianajotoimisto Eskonpekka Oy